Zahlungserinnerung freundlich formulieren und alle Angaben ergänzen

• 1

  Kleine Erinnerung an unsere Rechnung Nr. 2026-148 – Garten- und Landschaftsbau Mustermann

  Rechnung Nr. 2026-148 vom 20. November 2026 über 1.380,00 Euro noch offen

  Der Betreff nennt jetzt Datum und Betrag, die Kundin erkennt die Rechnung ohne Öffnen. „Kleine“ macht die Bitte kleiner, als sie ist. Den Absender zeigt das Postfach ohnehin, der Gedankenstrich entfällt. Regel: Fehlende Angaben, Beschönigung, Gedankenstrich

• 2

  wir hoffen, es geht Ihnen gut und Ihr Garten hat die ersten kalten Tage dank des winterfesten Schnitts im November bestens überstanden!

  gestrichen.

  Ob der Garten den Frost gut überstanden hat, weiß der Betrieb nicht. Der Satz verschiebt die Rechnung in den zweiten Absatz. Regel: Empathiefloskeln, Unbelegte Behauptungen

• 3

  Beim Abgleich unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass unsere Rechnung Nr. 2026-148 vom 20.11.2026 über 1.380,00 Euro für den Heckenschnitt und die Winterpflege noch offen ist.

  für unsere Rechnung Nr. 2026-148 vom 20. November 2026 über 1.380,00 Euro haben wir noch keinen Zahlungseingang. Die Rechnung gilt für den Heckenschnitt und die Winterpflege Ihres Gartens im November.

  Die Rechnung steht jetzt im ersten Satz. Der Abgleich der Buchhaltung ist Innensicht des Betriebs. Die Leistung bekommt einen eigenen Satz. Regel: Erster Satz, Nominalstil

• 4

  Im Alltag oder zum Jahresende hin rutscht so ein Beleg natürlich schnell einmal durch – gar kein Problem!

  gestrichen.

  Der Satz unterstellt der Kundin, sie habe die Rechnung vergessen. „Gar kein Problem“ widerspricht der Bitte um Zahlung. Freundlich bleibt der Ton durch den Satz zur gekreuzten Zahlung. Regel: Beschönigung, Gedankenstrich

• 5

  Falls sich diese Nachricht bereits mit Ihrer Überweisung überschnitten hat, betrachten Sie diese E-Mail bitte einfach als gegenstandslos.

  Haben Sie in den letzten Tagen bereits überwiesen, hat sich unsere Mail mit Ihrer Zahlung gekreuzt. Dann ist alles erledigt, und Sie müssen nichts weiter tun.

  „Gegenstandslos“ ist ein Amtswort. Die neue Fassung sagt der Kundin in Alltagssprache, dass sie nichts tun muss. Der Satz steht jetzt nach der Bankverbindung. Regel: Nominalstil, Füllwörter

• 6

  in den nächsten Tagen

  bis Freitag, 29. Januar 2027 (Beispielangabe)

  „In den nächsten Tagen“ lässt offen, wann der Betrieb wieder nachfragt. Ein Datum hilft beiden Seiten. Regel: Fehlende Angaben

• 7

  auf unser bekanntes Konto

  auf unser Konto bei der Musterbank Musterstadt, IBAN DE00 1234 5678 9012 3456 78. Als Verwendungszweck genügt die Rechnungsnummer 2026-148. (Beispielangaben)

  Ohne IBAN muss die Kundin die alte Rechnung suchen, bevor sie zahlen kann. Der Verwendungszweck erspart dem Betrieb die Zuordnung. Regel: Fehlende Angaben

• 8

  Sollten Sie die Rechnung noch einmal als PDF benötigen oder Fragen dazu haben, melden Sie sich jederzeit gern kurz bei uns.

  Wir haben sie Ihnen noch einmal als PDF angehängt. und Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter 01234 567890 oder per Antwort auf diese Mail. (Beispielangaben)

  Der Anhang erspart eine Rückfrage. Die Telefonnummer nennt den Weg, „jederzeit gern kurz“ füllt nur den Satz. Regel: Fehlende Angaben, Füllwörter

• 9

  Vielen Dank für Ihr Vertrauen und alles Gute für Sie!

  Danke für die gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf das Frühjahr in Ihrem Garten.

  Der neue Schluss passt nur zu dieser Kundin und diesem Betrieb. Er zeigt, dass der Betrieb weiter mit ihr arbeiten will. Regel: Leerformeln

• 10

  Vier Angaben kommen dazu (Frist, Bankverbindung, Anhang, Telefonnummer), vier Sätze ohne Inhalt fallen weg. Der Text ist 5 Wörter kürzer. Beide Ausrufezeichen werden zum Punkt (Regel ausrufezeichen folgt in Folge 29).

Der Rohtext klingt freundlich und nennt Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Frist, Bankverbindung und Anhang fehlen, die Kundin müsste die alte Rechnung suchen. Das Redigat ergänzt diese Angaben und lässt die Floskeln weg. Drei Regeln helfen bei jeder eigenen Zahlungserinnerung.

1. Fehlende Angaben

2. Beschönigung

3. Leerformeln

Mehr dazu, wie kleine Betriebe mit ihren Kundinnen und Kunden schreiben, findest du in unseren Artikeln Content Marketing für kleine Unternehmen und Menschlich kommunizieren im digitalen Zeitalter.