KI-Protokoll einer Baustellenbesprechung prüfen und überarbeiten

• 1

  Datum / Uhrzeit: 03. November 2026, 10:00 Uhr

  Protokoll der Baustellenbesprechung vom 3. November 2026

  Die Uhrzeit steht nicht im Auftrag. „Neubau“, die Postleitzahl „12345“ und der „Protokollführer“ sind ebenfalls ergänzt und entfallen. Das Redigat nennt nur Angaben, die der Auftrag enthielt. Der Zeilenaufbau „Bauvorhaben:“, „Ort:“, „Datum / Uhrzeit:“ wird zu einer Überschrift und einer Adresszeile. Regel: Unbelegte Behauptungen, Ankündigungssätze

• 2

  1. Teilnehmerliste

  Vier Aufgaben sind bis zum 10. November 2026 fällig. Das Gerüst wird am Freitag, 6. November 2026, abgebaut.

  Der Rohtext beginnt mit Verwaltung und nennt erst in der Tabelle, was ansteht. Wer das Protokoll nur kurz liest, erfährt jetzt in zwei Sätzen, was bis wann zu tun ist. Beide Daten sind nachgerechnet. Regel: Erster Satz

• 3

  Sanitär- & Heizungsinstallation

  Sanitär

  „Heizung“ steht nicht im Auftrag. Die Spalte „Anwesenheit“ mit fünfmal „Anwesend“ sagt dasselbe wie die Überschrift „Anwesend“. Die Spalten heißen „Funktion“ und „Name oder Firma“, ohne Schrägstriche. Regel: Unbelegte Behauptungen, Listenmuster

• 4

  2. Besprochene Punkte & Beschlüsse

  Aufgaben

  Im Auftrag stehen Sachstände, keine Beschlüsse. Die Tabelle trennt jetzt den Stand am 3. November von der Aufgabe. Regel: Unbelegte Behauptungen, Listenmuster

• 5

  Feuchtigkeit Estrich Wohnung 3: Die Restfeuchte im Estrich von Wohnung 3 ist noch zu hoch. Die Verlegung der Fliesen kann erst nach Erreichen der Belegreife beginnen.

  Der Estrich ist noch zu feucht, die Fliesen können noch nicht verlegt werden.

  Die Überschrift mit Doppelpunkt wiederholt den ersten Satz, und die „Verlegung der Fliesen“ nach „Erreichen der Belegreife“ ist Nominalstil. Der Satz des Auftrags sagt dasselbe kürzer. „Belegreife“ ist ein richtiger Fachbegriff (der Zeitpunkt, an dem ein Estrich trocken genug ist), er muss aber im Protokoll nicht stehen, weil der Stand eindeutig ist. Regel: Ankündigungssätze, Nominalstil

• 6

  Vor Verlegebeginn ist eine CM-Messung durchzuführen.

  Restfeuchte messen und das Ergebnis der Bauleitung mitteilen.

  Das Passiv sagt nicht, wer misst, und legt die CM-Methode fest. Belegt ist eine Feuchtemessung vor dem Verlegen, die CM-Messung ist eine von zwei Methoden. Das Redigat nennt die Handlung, wem das Ergebnis geht, und die Spalte „Zuständig“ nennt, wer sie ausführt. Regel: Unklare Zuständigkeit, Faktenfehler

• 7

  Estrich Mustermann / Fliesenleger

  Estrich Mustermann„, Frist “10. November 2026

  Zwei Namen heißen, dass jeder auf den anderen warten kann. Der Fliesenleger war nicht anwesend und hat im Rohtext keinen Namen. Die Frist „Fortlaufend prüfen“ hat weder eine Person noch ein Datum. Das Datum ist unsere Beispielangabe. Regel: Unklare Zuständigkeit

• 8

  Die Lieferung der Fenster für das Dachgeschoss verzögert sich um zwei Wochen. Bauzeitenplan wird im DG-Ausbau entsprechend angepasst.

  Die Fenster kommen zwei Wochen später als geplant.„ Aufgabe: “Neuen Liefertermin beim Lieferanten erfragen und den Bauzeitenplan für das Dachgeschoss anpassen.

  „Bauzeitenplan wird … angepasst“ ist Passiv ohne Handelnden, „entsprechend“ ist ein Füllwort. „KW 47 / 2026“ steht nicht im Auftrag. Die Kalenderwoche 47 dauert vom 16. bis 22. November 2026 (nachgerechnet), der Auftrag nennt aber kein Ausgangsdatum für „zwei Wochen“. Name und Datum sind unsere Beispielangaben. Regel: Unklare Zuständigkeit, Füllwörter, Unbelegte Behauptungen

• 9

  Die Fertigstellung und der fachgerechte Anschluss erfolgen kurzfristig.

  Unterverteilung anschließen.

  „Kurzfristig“ und „Bis 10.11.2026“ stehen im selben Eintrag, das Datum genügt. „Fachgerecht“ ist selbstverständlich, und „erfolgen“ ist Passiv. Das Redigat nennt die Handlung, die Firma und das Datum. Das Datum ist unsere Beispielangabe. Regel: Unklare Zuständigkeit, Füllwörter

• 10

  Das Fassadengerüst wird planmäßig am kommenden Freitag vollständig abgebaut.

  Das Gerüst soll am Freitag, 6. November 2026, abgebaut werden.

  „Am kommenden Freitag“ hängt vom Tag ab, an dem jemand das Protokoll liest. Das Datum steht jetzt da (6. November 2026 ist ein Freitag). „Fassade“, „planmäßig“ und „vollständig“ stehen nicht im Auftrag. Regel: Unklare Zuständigkeit, Füllwörter, Unbelegte Behauptungen

• 11

  Alle vorherigen Arbeiten an der Fassade sind bis dahin abzuschließen.

  Den Gerüstbauer über den Abbautermin informieren, er war nicht anwesend.

  Der Satz ist Passiv ohne Handelnden, und die Zuständigen „Bauleitung / Gerüstbau“ sind zwei. Der Gerüstbau war nicht dabei und weiß ohne Anruf nichts vom Termin. Das Redigat gibt die Aufgabe dem Bauleiter, der anwesend war. Name und Datum sind unsere Beispielangaben. Regel: Unklare Zuständigkeit

• 12

  Die Fliesen für die Bäder sind noch nicht final durch die Bauherrin bemustert worden. Die Auswahl muss zeitnah erfolgen, um Lieferzeiten nicht weiter zu gefährden.

  Die Fliesen sind noch nicht ausgesucht.„ Aufgabe: “Fliesen für die Bäder aussuchen und der Bauleitung melden.

  „Final bemustert worden“ ist Amtsdeutsch für „ausgesucht“, „zeitnah“ steht neben dem Datum „Bis 10.11.2026“, und die Lieferzeit-Begründung steht nicht im Auftrag und ist nicht belegt. Das Redigat sagt, was Frau Beispiel tut und bis wann. Regel: Nominalstil, Unklare Zuständigkeit, Unbelegte Behauptungen

• 13

  Uhrzeit: 10:00 Uhr

  Dienstag, 17. November 2026. Uhrzeit und Ort teilt Jan Mustermann bis zum 10. November 2026 mit.

  Uhrzeit und der Ort „Baustelle Musterweg 5, Musterstadt“ stehen nicht im Auftrag. Datum und Wochentag stimmen (der 17. November 2026 ist ein Dienstag). Was offen ist, bekommt im Redigat eine Person und ein Datum und wird nicht erfunden. Name und Datum sind unsere Beispielangaben. Regel: Unbelegte Behauptungen, Unklare Zuständigkeit

• 14

  Musterstadt, den 03.11.2026

  Wer etwas anders in Erinnerung hat, meldet sich bitte bis zum 6. November 2026 bei Jan Mustermann.„ und “Musterstadt, den 3. November 2026

  Im Rohtext gibt es keinen Satz, der sagt, wohin Korrekturen gehen. Ein Protokoll ist nur so verlässlich, wie die Beteiligten es prüfen. Der Satz nennt eine Person und ein Datum. Ob ein Schweigen rechtliche Folgen hat, beurteilen wir nicht. Person und Datum sind unsere Beispielangaben. Das Datum steht ausgeschrieben, wie im Kopf. Regel: Unklare Zuständigkeit

• 15

  Der Rohtext hat die Spalten für Zuständige und Fristen, füllt sie aber mit zwei Namen, nicht anwesenden Firmen, „kurzfristig“, „zeitnah“ und Daten, die der Auftrag nicht nannte. Das Redigat trennt Stand und Aufgabe, nennt pro Aufgabe eine Person oder Firma und ein Datum, streicht die erfundenen Angaben und legt keine Messmethode fest. Das Redigat ist ähnlich lang (225 Wörter, der Rohtext 234), weil die Aufgaben jetzt als Sätze mit Handlung dastehen. Regel: Unklare Zuständigkeit, Unbelegte Behauptungen, Füllwörter

Das Protokoll hat die richtigen Spalten, aber die Einträge darin helfen niemandem. Zwei Namen, „kurzfristig“ und Aufgaben im Passiv lassen offen, wer was bis wann tut. Das Redigat nennt pro Aufgabe eine Person oder Firma und ein Datum. Drei Regeln helfen bei jedem eigenen Protokoll.

1. Unklare Zuständigkeit

2. Unbelegte Behauptungen

3. Füllwörter

Mehr zu klaren Texten im Betrieb findest du in unseren Artikeln UX-Writing und Content Briefing erstellen.